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問題社員とは
会社経営者の方が、経営上もっとも悩ましいのは人の問題ではないでしょうか。中でも、問題社員の問題は頭を抱える問題です。まずは、問題社員がどのような人かから見ていきましょう。
問題社員とは、就業規則等のルールを守らない、業務命令の拒否、理解不足、能力不足、協調性の欠如、無断欠勤、度重なる遅刻、各種ハラスメント行為、誹謗中傷行為、社内外での民事刑事事件を起こすなど職場環境に重大な悪影響を及ぼす社員のことをいいます。問題点が長期的に改善されない場合や著しい場合は、雇用の継続すら困難な社員もいます。
問題社員を放置するリスク
これらの問題社員は、上司が多くの時間を取られたり、問題社員や周辺の方の業務の生産性を害するだけでなく、他の社員のモチベーションや規律の低下、取引先とのトラブルを起こしてしまいます。酷いケースでは、取引先の喪失、優秀な社員の退職、賠償問題や刑事事件といった法的紛争にも発展しかねません。
このように、問題社員をそのままにしておくことは、会社にとって大きなリスクとなってしまいます。
具体的には、以下の通りです。
問題行動がエスカレートしてしまう
問題社員は、これを放置することで違反状態を繰り返したり、感情の不安定さから問題行動をエスカレートさせる傾向にあります。問題社員は、自己で状況を改善する能力にも乏しく、状況の悪化を招くこともあり、結果として被害が拡大してしまいます。問題行動に対しては、早期のアプローチが期待されます。
周囲の社員への影響
問題行動は、問題社員のみでは完結しないことが多く、社内で被害に遭う社員がいるケースも多く、早期のケアが必要です。また、問題行動により職場環境が悪化したり、他の社員が引きずられて規範意識が低下することで、優秀な社員のモチベーション低下や退職者が生じたり、周囲の社員の生産性にも重大な悪影響を及ぼします。
指導がパワハラ扱いされてしまう
問題社員の中には、他責思考の方が多い傾向にあります。何事も自分の課題とせず、周囲や上司、会社や環境が悪いから今の状況が発生している、自分は悪くない、改善するべきは上司や会社、同僚、取引先であると捉えてしまいがちです。このようなケースでは、問題社員は自らの問題には向き合わず、むしろ周囲に問題があるとして問題をすり替え、上司の指導が不当だと言い張り、場合によっては上司等の指導をパワーハラスメント扱いして、別問題にすり替えるケースもあります。
問題社員の類型と対処法
以下は、問題社員の具体的な例とそれぞれの対処方法です。
問題社員には、問題行動が発覚したら即指導をすることが大事です。状況の悪化やエスカレートが生じる前に対応することで被害を最小限に食い止めることができます。指導の際は、感情的にならず、事実を淡々と伝え、その問題点を指摘し、改善を促してください。感情的に指導すると場合によってはパワハラ扱いされてしまうこともあります。
また、問題社員に限らず、社員教育において重要なのは、普段から定期的にコミュニケーションの機会をもって業務上の課題や感情の変化を確認し、効果的、段階的に指導することです。
尚、以下のように懲戒処分をする場合は、過去の別事例との均衡や就業規則に対象行為が規定されていることの確認が必要です。
無断欠勤や遅刻・早退を繰り返す社員の対処法
何かと理由をつけたり、無断で欠勤、遅刻・早退を繰り返す社員がいます。その多くは、ルールを守ることができないルーズな性格であったり、精神的な不安定さ・病状などにもよります。
前者の場合は、就業規則の服務規律違反となります。口頭の指導で改善がみられない場合は、書面で業務改善指導書を発行して改善を促すべきでしょう。
それでも改善しない場合は、服務規律違反で懲戒処分に処することで改善を図る場合もあります。この場合は、２週間以上無断欠勤が続く場合、無断欠勤による解雇が裁判所で有効とされることがあります（後者の場合には有効になりません）。
後者の場合には、病状の特定や治療、仕事自体が不向きでそのストレスなどが原因の場合には丁寧なコミュニケーションを取った上で休養や転職を進めることも本人へのケアとして必要となることもあるでしょう。
能力不足・成績不良の社員の対処法
何度教えても指導内容が身につかない、どうしても取引先や他の社員とうまくコミュニケーションができない、仕事やタスクをすぐに忘れる、やる気がない社員は、稀にいます。
このような社員は、基本的には丁寧な指導、定期的な指導、一つずつ段階的な克服といったきめ細やかな指導が必要になります。
また、マニュアルを交付するなど業務を単純化して難易度を下げて社員が業務遂行をしやすいようにサポートすることも重要です。
ただし、それでも改善が難しい場合は、ミスやエラーを起こした際に業務改善指導書を交付したり、改善の誓約書を出させたり、適性がある業務や部署への変更や異動することが考えられます。
それでも改善がない場合は、就業規則に基づく懲戒処分を検討することになります。
未経験者として採用した社員より経験者として採用した社員の方がより懲戒処分の有効性は高まるでしょう。
どうしても、会社のあらゆる仕事が向いていない場合は、他の向いている仕事への転職を検討することも最終手段ですがあり得るでしょう。
協調性がない社員の対処法
他の社員に不当な圧をかける、他責思考から好ましくない状況や問題を周囲のせいにする、上司の指導に過剰反応してパワハラ扱いする、など協調性がない社員は、社内でトラブルを起こしがちです。
単に協調性がないというだけでは、懲戒処分等にすることは困難です。懲戒処分は予め就業規則に規定したケースしか適用できないからです。
協調性がない社員のケースでは、起きた出来事の具体的事実を管理職の日報や指導履歴に記録し、または業務改善指導書を発行して問題事実の具体的な記載と指導内容の履歴を残しておきましょう。誓約書を作成させて、改善を約束させることも重要です。
その上で、指導に従わない場合や誓約書を作成しない場合などは、就業規則上の懲戒処分等をすることで、改善を求めていくことになります。
また、このような社員への指導は、１対１で行うことで後日不当なパワハラ扱いをされないよう、場合によっては指導側にもう１名同席をさせ、その方は発言等をせず、場を見守る役を担うことで後日パワハラの不当請求をされても状況を説明できるようにしておくのも一つです。
- 他の従業員との協調が不可欠な仕事であったり少人数の職場で協調性が不可欠な業務内容や職場環境であり、
- 問題社員が他の従業員と協調せず業務に重大な支障が生じており、
- 本人への繰り返しの指導や配置転換によっても協調性の欠如が改善されない
といった事情をすべて満たす場合には、解雇が有効になることもあります。
横領・着服をする社員の対処法
企業で後を絶たないのが、経理や営業担当者の預貯金や売り上げなどの会社資金の横領や建設業等で発生しやすい取引先からのキックバックなどです。信頼していた社員の違法行為は、経済的な打撃に加え、経営者にとって大きな精神的な打撃にもなります。
横領行為は、労働契約上の契約違反になるだけでなく、不法行為にもなり、いずれも被害額が損害賠償請求の対象となります。また、業務上横領罪（刑法２５３条）という犯罪行為になり、１０年以下の拘禁刑に処せられます。
横領行為等を発見したら、まずはお金の流れの履歴を突き止めて証拠を保全しましょう。
その上で、罪を犯したこと、被害額及び返済方法などを書面で作成して問題社員に署名押印させることで証拠化することが大事です。このようなケースでは、後日、問題社員が一転して犯行を否認することが多く、これを防ぐ必要があるからです。
その他、会社として違法行為には毅然とした姿勢で向き合うことを他の社員や対外的に示すためにも、違反行為に対する就業規則上の懲戒処分に処することも検討に入れるべきでしょう。
ハラスメントをする社員の対処法
セクシャルハラスメント、パワーハラスメントをした社員は、被害者に対して、不法行為責任を負うことで損害賠償請求の対象になります。
会社としては、これらの行為の疑義を発見した場合は、調査を行って事実を明らかにし、違反行為が認められた場合は加害者の社員に対して懲戒処分等の措置をすることを検討するべきでしょう。何よりも被害者を守る姿勢と客観的、公正且つ迅速な調査をすることが重要です。
被害者から会社がハラスメントの起きない就業環境の確保をしていないとの理由で安全配慮義務違反を理由に損害賠償請求をされるケースもあります。この場合は、弁護士に相談の上、交渉又は裁判によって解決を図る必要が生じます。
問題社員対応を弁護士に相談するメリット
問題社員は、会社の指示に従わない、自らの責任を認めない、改善をする気がないなど問題解決に向けた行動に消極的なケースも少なくありません。放置すれば、被害が拡大するリスクもあります。
また、問題社員は、会社の指導に対してパワハラ扱いをして逆に訴えてきたり、会社が耐え切れずに解雇をすると不当解雇だとして損害賠償請求をしてきたり、労働争議に発展したり、アプローチを誤ると更なる紛争が生じることもあります。
このように問題社員対応は、大変繊細な問題であることから、弁護士に事前相談することで、リスクを理解、排除しながら対応することが望ましいといえます。
当事務所がサポートできること
同じ問題社員事案であっても、類型ごとに対応は異なりますし、同じ類型でも問題社員の性格、前後関係、違反内容、違反の程度、被害の状況、周辺事情などによって適切な対応が変わってくる大変センシティブな分野です。
当事務所にご相談いただければ、豊富な相談実績から、専門的、詳細な分析を行うことで、事案ごとの具体的な方針、適法且つ実効的な対応方法を一緒に整理してご案内することが可能です。また、会社の方で対応が困難なケースやリスクがあるケースでは、会社の代わりに代理人として直接事件解決をすることも可能です。
当事務所が対応した事例では、
- 遅刻を繰り返す従業員に業務改善指導書や戒告などの懲戒処分を科して改善を図ったケース
- 協調性のない従業員の性格や事案の特徴を把握して面談方法の詳細を検討して適法な任意の退職勧奨により前向きな退職を実現したケース
- 横領した従業員に犯行を自白させたうえで早期に示談書を作成して弁済を実現したケース
- 問題行動について懲戒処分を科したケース（当該従業員はその後自主退職）
などがあります。
一歩間違うと、紛争が拡大する恐れもある分野です。ぜひ、お気軽にご相談ください。
問題社員対応でお困りの場合は法律事務所Sまで
当事務所は、２００社を超える法律顧問と３０００ケースを超える企業法務の相談実績から、問題社員対応に豊富な対応実績があります。ご相談の際は、以下のお問合せフォームまでお願いいたします。
また、企業法務全般において日々経営者や法務部等とコミュニケーションを重ねることで問題事例の拡大を防ぎ、法的紛争を未然に防ぐ法律顧問契約が効果的です。法律顧問契約についても、お気軽にお問い合わせください。
